POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
C.I. UNIBAN S.A.
Política General
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, C.I. Unibán S.A. (en adelante C.I. Unibán S.A.), adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales.
De esta manera, C.I. Unibán S.A. manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales y, en consecuencia, todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades sean permanentes u ocasionales, llegaren a suministrar a C.I. Unibán S.A. cualquier tipo de información o dato personal, podrán conocerla, actualizarla y rectificarla.
De igual forma, C.I. Unibán S.A., cuenta con un Marco Normativo, en el que se definen los valores, prioridades y compromisos de actuación, con los cuales se busca asegurar la aplicación de sus principios éticos y los mecanismos que garanticen la transparencia de sus relaciones con productores - accionistas y terceros.
Dicho Marco Normativo igualmente incluye las políticas bajo las cuales se administra y protege la información y bases de datos.
Objeto
Consistente con estos principios de transparencia y respeto en sus distintas relaciones, se presentan a continuación las pautas para el tratamiento de datos personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Definiciones
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de esta (heredero).
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse con una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma, o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. C.I. UNIBÁN S.A., será el encargado de realizar el tratamiento de datos personales no públicos sobre los cuales decida de forma directa y autónoma.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma, o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
C.I. Unibán S.A. es Responsable del tratamiento de datos personales no públicos sobre los cuales decida de forma directa y autónoma.
Datos del Responsable
Razón Social: C.I. Unión de bananeros de Urabá S.A.- C.I. Unibán S.A.
Nit: 890904224-2
Dirección: Cl 52 47 42 P15
Apartado Aéreo: 1661
Ciudad: Medellín
País: Colombia
Teléfono: (574) 5115540
Fax: (574) 5118786
E-mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Página Web: www.uniban.com
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Principios
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, C.I. Unibán S.A., aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: el tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice C.I. Unibán S.A., a la cual tuviere acceso, obedecerá a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales solo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: en el tratamiento de datos personales, C.I. Unibán S.A., garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de estos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Para estos propósitos la obligación de C.I. Unibán S.A., será de medio.
Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por C.I. Unibán S.A., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: todas las personas que en C.I. Unibán S.A. administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial, y no revelar a terceros, la información que llegaran a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos.
Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
Finalidades de los tratamientos
Los datos personales suministrados a la compañía podrán ser procesados, recolectados, almacenados, usados, circulados, suprimidos, compartidos, actualizados, transmitidos y transferidos a terceros países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos; de acuerdo con los términos y condiciones según sean aplicables, respetando las políticas de privacidad contempladas en la ley. y teniendo en cuenta la autorización por parte del Titular
Esta información será utilizada por la compañía para hacer posible la prestación de sus servicios y el desarrollo de su objeto social, así como para fines administrativos, comerciales, de publicidad y con el objetivo de contactar a los titulares de los mismos.
De igual forma, es posible que la compañía haya recibido datos de niños, niñas y adolescentes que acceden a sus servicios especialmente los de naturaleza educativa y cultural.
El suministro de datos personales de niños, niñas y adolescentes es de carácter facultativo, tanto para ellos, como para quienes actúen en su nombre.
La compañía, por tanto, velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, y respetará en su tratamiento el interés superior de aquellos, asegurando la protección de sus derechos fundamentales y, en lo posible, teniendo en cuenta su opinión como titulares de sus datos personales.
De acuerdo con los grupos de interés, la información personal, tiene las siguientes finalidades:
Accionistas: comunicación, registro, consolidación, acreditación, organización, actualización, control, atención, direccionamiento, tramitación, y gestión de las actuaciones, informaciones, estrategias, y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los accionistas y/o productores con C.I. Unibán S.A.
Empleados, pensionados y/o beneficiarios: relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, procesamiento, investigación, capacitación, autorización, reporte, estadística, planeación, mejora, análisis, tramitación, auditaje y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados, pensionados y sus familiares con C.I. Unibán S.A.
Clientes: relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, atención, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los clientes con C.I. Unibán S.A.
Contratistas y sus empleados: comunicación, registro, consolidación, organización, actualización, tramitación, control, acreditación, auditaje, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, asignación y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los contratistas y sus empleados con C.I. Unibán S.A.
Estado: relacionamiento, comunicación, interacción, colaboración, registro, acreditación, actualización, consolidación, organización, atención, tramitación, defensa jurídica y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los agentes, organismos o entidades del Estado con C.I. Unibán S.A.
Comunidad y sociedad de áreas de influencia: relacionamiento, comunicación, desarrollo, registro, actualización, consolidación, acreditación, formalización, ejecución, difusión, organización, tramitación, control y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan la comunidad y la sociedad civil en general con C.I. Unibán S.A.
Cumplimiento y limitaciones legales
C.I. Unibán S.A. aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:
• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento C.I. Unibán S.A. adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Derechos de los Titulares
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución.
• La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
El Titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas.
• Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen), en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del Titular la solicitará a más tardar al momento de la captura de la información.
• La autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Derechos de los niños y adolescentes
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
a. Responder y respetar el interés superior de los menores.
b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes, respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
Deberes de C.I. Unibán S.A. como Responsable y Encargada del Tratamiento de los Datos Personales
C.I. Unibán S.A. reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y, en consecuencia, ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos.
Por lo tanto, utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el Titular o por las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de datos personales, C.I. Unibán S.A. tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular para el tratamiento de datos personales.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información, bajo las condiciones de seguridad necesarias, para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del Titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j. Identificar cuándo determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.
k. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
p. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite", en la forma en que se regula en la ley.
q. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial", una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
r. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
t. Usar los datos personales del Titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente.
Área competente y procedimientos para que cada titular ejerza sus derechos
De conformidad con los procesos contenidos en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 los clientes, usuarios, colaboradores, contratistas, proveedores y en general todas las personas objeto de tratamiento de datos de carácter personal por parte de la compañía, podrán ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales de forma segura y confiable, enviando su solicitud a la siguientes direcciones electrónicas correspondientes a cada compañía con la que usted ha tenido o tiene relación:
CANALES DE ATENCIÓN AL TITULAR: EDGAR USMA BLANDÓN
Punto de Atención Personal: Calle 52 # 47 - 42 Ed. Coltejer P.15 - Medellín-Colombia
Correo Electrónico: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Teléfono: (57-4) 511 55 40
Página Web: www.uniban.com
Procedimiento para la atención de consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos
• Se nombra un responsable del CAD para recibir, notificar y administrar el flujo de información definido, quien será el encargado de dar trámite a todas las solicitudes de supresión de datos personales, modificación y demás, las cuales sean remitidas a C.I. Unibán S.A. a través de los mecanismos habilitados para este fin. El área jurídica prestará apoyo constante al responsable del CAD para dar respuesta efectiva y eficiente a los requerimientos de los Titulares de la información.
• Se crea una base de datos en la Intranet donde se registra para cada novedad: identificación del tercero y nombre, fecha de ingreso de novedad, fecha de registro, tipo: No autorización, consulta, reclamo, estado de la novedad y fecha de actualización estado.
• Uno de los requisitos para iniciar la matrícula de un tercero es que incluya la autorización o no de uso de datos personales. Esta tarea es responsabilidad del empleado que establece la relación con el tercero y/o le solicita la información para su matrícula en la Compañía.
• Cada Gerencia debe revisar y validar previamente la anterior base de datos antes de iniciar uso de datos personales independientemente del grupo de interés involucrado.
• Las consultas de los Titulares de los datos serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por máximo cinco (5) días más, caso en el que el titular será previamente informado por la Compañía.
• Los reclamos podrán ser presentados acompañados de los soportes que el titular quiera hacer valer. Serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por máximo ocho (8) días hábiles más, caso en el que el Titular será previamente informado por la compañía.
En caso de que el reclamo esté incompleto, el Titular tendrá cinco (5) días hábiles para subsanar las fallas. En el evento en que haga falta información, si después de dos (2) meses de presentado el requerimiento no se ha presentado la información requerida, el reclamo se entenderá como desistido.
Vigencia
Las presentes directrices de tratamiento de la información personal rigen desde el 22 de julio de 2013.